ASOCIACIÓN DE VIVIENDA BOSQUES DE LA
CORONA
NIT: 900676898-2
C I R C U L A
R N ° 37
(Junio 26 de 2016)
PARA: Asociados fundadores y adherentes.
DE: Junta Directiva.
REF: Convocatoria oficial.
ASUNTO:
Participación consultiva.
Cordial
saludo.
La Junta Directiva en reunión de la
fecha, aprueba convocatoria a asamblea extraordinaria de asociados. En esta
sección hemos afrontando la oportunidad para resolver desafíos y problemas
colaborativamente, valorando diferentes puntos de vista y generando en equipo
ideas de conjunto, respecto a las diferentes propuestas técnicas económicas
ofrecidas a la asociación. En tal sentido, aportaremos sugerencias y
alternativas de solución de las necesidades y desafíos de nuestra organización.
En consideración a lo anterior, por la
presente y conforme a lo establecido en el artículo 49°, literal D de nuestros estatutos
sociales, comunicamos la convocatoria a
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE ASOCIADOS evento a realizarse el domingo 24 de julio del presente año a
las 9:00 a.m. en primera convocatoria y a las 9:30 a.m. en segunda y última, en
la sede principal de la Institución Educativa Fernández Guerra, para tratar el
siguiente orden del día:
1.-
Llamado a lista y verificación de quorum.
2.-
Definiciones de asamblea (Ver anexo sobre metodología):
a)- Determinación final de la empresa
ejecutora del proyecto urbanístico de la AVBC.
b)- Definición de la entidad a
ejecutar estudios de suelos de los
predios de la AVBC.
c)- Fijación de fecha, hora y lugar para
poner en consideración en asamblea
extraordinaria de asociados, el proyecto de Acuerdo por la cual se aprueba modificación
de estatutos de la AVBC.
3.-
Proposiciones:
3.1.- Para los literales a y b del punto anterior la Junta Directiva
solicitara autorización expresa para
ejecutar gasto superior a los diez (10) S.L.M.M.V.
3.2.- Para el literal c, sobre reforma
estatutaria se propondrá el consenso o en su defecto la votación.
4.-
Varios: Observaciones a cerca de distintas comisiones nombradas para realizar
acciones en función asociativa.
IMPORTANTE: Con fundamento en el reglamento interno sobre la ética y
moral de los asociados, esto es, respeto mutuo, la cortesía, la pureza de
nuestros actos y pensamientos; además de
la responsabilidad, dedicación, compromiso y esfuerzo, es necesario atender los
siguientes puntos:
·
METODOLOGIA: Es vital asumir para esta reunión el carácter de la
misma. No es de información, de generación de ideas, ni de discusiones, es ASAMBLEA
DE DEFINICIONES.
Razón por la cual, exponemos en anexo, la metodología para esta clase de
reunión.
·
ASOCIADOS
HÁBILES: Son
asociados hábiles los inscritos en el registro social y que se encuentren al corriente en el cumplimiento
de sus obligaciones con la Asociación. (Artículo 19°, numeral 8°, obligaciones
del estatuto legal vigente).
·
La
tesorería de la asociación elaborará, refrendara y publicara el listado de
asociados hábiles e inhábiles. PARA LO ANTERIOR, SE HARA CORTE EL DIA 9 DE
JULIO DE 2016 Y NO ES RESPONSABILIDAD DE
LA TESORERIA, QUE LOS ASOCIADOS NO HAYAN REPORTADO LAS COPIAS DE SUS APORTES
ESTATUTARIOS.
·
Le
corresponde al órgano de control (Fiscal),
verificar el listado de asociados hábiles que pueden asistir a la reunión
con derecho a tomar decisiones en la asamblea extraordinaria.
·
REPRESENTACIONES: Aquellos asociados que no puedan asistir a la Asamblea General
Extraordinaria de Asociados, podrán
hacerse representar mediante escrito dirigido a la Junta directiva/Presidente
en el que consten los nombres y firmas
del representado y su representante (es irresponsable presentar documento sin
refrendación de firmas autorizadas). Ningún asociado podrá recibir poderes.
Los poderes deberán ser entregados en la
apertura de la asamblea
Sin otro particular, esperamos su decidida
participación y decisión en este evento.
(Documento original firmado) ___________________________ ________________________
HENRY MOSQUERA MUÑOZ OVEYMAR OREJUELA MERA
PRESIDENTE SECRETARIO AD-HOC
Anexo: Metodología
METODOLOGIA
PARA TOMAR DECISIONES EN ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE LA ASOCIACION DE VIVIENDA
BOSQUES
DE LA CORONA
Introducción
En general,
la técnica que aquí se expone es válida en reuniones
en las que las personas participantes tienen una actitud cooperativa y
comprometida con la reunión.
Pueden tener diferentes necesidades o puntos de vista, pero son
comunicativamente abiertas entre sí, con amplios márgenes de confianza mutua y
esperan honestidad de las demás y ningún manejo estratégico de posturas.
También pueden
funcionar las técnicas en situaciones menos cooperativas,
en las que
cada cual está preocupado de sus propios intereses, hay cierta desconfianza y
algún grado de manejo estratégico, pero en las que se asumen las normas de
funcionamiento,
el respeto de los acuerdos y todas aquellas técnicas que pueden facilitar la
marcha de la reunión.
Metodología
Propósitos
•
Eficacia de la reunión: Cumplimiento de la misión u objetivos para los que fue
convocada.
•
Participación democrática: Atendiendo a la
transparencia informativa, a la recogida de todas las opiniones y a la organización de la toma de decisiones democrática.
Objetivo: Llegar a tomar una decisión consensuada
colectivamente,
tratando de integrar los puntos de vista de todos los miembros en un acuerdo
que resulte satisfactorio y eficaz. Sólo en caso de no conseguir llegar a un
acuerdo consensuado puede ser válido someter la decisión a una votación.
•
Llegar a un consenso nos reportará varias
ventajas:
se evita el conflicto, mejores decisiones, integración del grupo al evitar un
juego de ganadores (mayoría) y perdedores (minoría), y favorece la implicación
de todo el colectivo en las tareas que deriven de la decisión tomada.
El procedimiento para intentar llegar a
un consenso
es el siguiente:
•
Partimos
de que hay acuerdo en la estructura del proceso y de que todo el mundo dispone
de la información necesaria.
•
Si
se va a tomar una decisión colectiva y asumir responsabilidades, es importante
poner en común de qué manera el asunto afecta a los sentimientos de cada cual.
•
Es
fundamental la participación creativa de todos. Este es el momento en el que
los líderes y expertos pueden resultar más nefastos al provocar la pasividad de
los demás.
•
Expuestas
todas las ideas, se trata de ajustarlas, integrarlas, combinarlas... para
conseguir una o varias propuestas trabajadas y realizables.
•
Hay
que esforzarse en incorporar los puntos de vista de todos. Aquí los expertos no
son nefastos si actúan dentro del proceso colectivo..
•
Si
al final hay varias propuestas a elegir, es preciso efectuar una primera prueba
del grado de acuerdo que suscitan. Hay cuatro niveles de acuerdo/desacuerdo:
-
"Estoy
de acuerdo en todo o casi todo"
-
“No
me parece la mejor opción, pero es aceptable"
-
"No
me opongo, pero tampoco me considero implicado por la decisión"
- "Me opongo
a que lo llevéis a cabo". En este caso hay veto.
Sólo
si hay un veto se bloquea el consenso y obliga a volver a empezar o dejarlo.
Si no podemos llegar a un consenso o no disponemos del tiempo
necesario para ello, podemos optar por la votación. Este proceso también
puede ser complicado y es susceptible de manipulaciones (intencionadas o no)
por lo que es necesario seguir un procedimiento claro:
1. Tener en cuenta qué tipo de
mayoría es necesaria (más de la mitad, 2/3, etc...)
2. Aclarar muy bien cuáles son
las alternativas sobre las que se vota, cuidando el enunciado de las mismas.
Evitar vincular las propuestas con las personas que las defienden.
3. En la medida de lo posible,
reducir el número de opciones sobre las que se vota. Los criterios para
englobar o reducir enunciados deben contar con el acuerdo del grupo.
4. Dejar claro cuál es el
procedimiento que va a seguirse. Cualquier tipo de duda debe ser resuelta antes
de votar.
5. Hacer cuidadosamente el
recuento de votos y reflejarlo, si es posible, en algún soporte a la vista de
todos.
6. Las votaciones no pueden
repetirse, y los resultados toman el carácter de decisión irrevocable desde el
momento en que se computan los votos.
Santander de Quilichao, junio de 2016
