RESOLUCION DE LA JUNTA
DIRECTIVA No. DEL 24 DE ABRIL DEL AÑO
2018,
POR EL CUAL SE APRUEBA
LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES DE LA ASOCIACION DE VIVIENDA
BOSQUES DE LA CORONA Y SE REGLAMENTA SU ORGANIZACIÓN.
LA JUNTA DIRECTIVA EN
EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES LEGALES Y ESTATUTARIAS:
CONSIDERANDO QUE:
En virtud de la
autonomía organizacional, la asociación podrá darse sus directivas y regirse
por sus propios estatutos de acuerdo con la ley.
a)
La comunicación debe
estar articulada al quehacer institucional, a fin de contribuir a la
observancia de los principios y valores de la asociación y al cumplimiento de
lo establecido en el objetivo fundacional de la Asociación de Vivienda Bosques
de La Corona - AVBC -
b)
La comunicación en AVBC
es considerada transversal a todas las actividades institucionales y debe
facilitar la toma de decisiones y de construcción de proyectos estratégicos así
como contribuir al clima organizacional y a generar y consolidar el sentido de
pertenencia por la Asociación.
c)
El “Plan Estratégico de
Comunicaciones” de la AVBC es la guía para el desarrollo de procesos que,
mediante la planificación oportuna de los mensajes, el diseño de estrategias
eficaces, la selección pertinente y eficiente de los medios y el mejoramiento
de las competencias comunicativas de sus miembros, formalizan la divulgación de
expresiones, dan lugar a la deliberación entre sus estamentos, visibilizan las
actividades administrativas, y
fortalecen su reputación.
d)
La relación de la
Institución con su entorno surge de diferentes estrategias institucionales y
una de ellas es la comunicación para lograr un relacionamiento real, de acuerdo
a las necesidades propias de la Asociacion.
e)
Es compromiso permanente
de los asociados, fortalecer y mejorar
el proceso transversal de comunicaciones para un mejor desempeño
organizacional, el crecimiento, posicionamiento y sostenibilidad de la
Institución, así como de sus distintos actores.
f)
Corresponde a los
miembros directivos de la AVBC cuidar y cumplir con la adecuada y oportuna
información para fortalecer la divulgación de logros, y las actividades de los asociados.
g)
La Junta Directiva
considera necesario fortalecer el marco de política de las comunicaciones,
fundamental para el entendimiento de los retos institucionales, mediante
estrategias y herramientas que fortalezcan el clima organizacional, y administrativo de la Asociación y el logro
de sus objetivos.
Por lo anterior la
Junta Directiva,
RESUELVE:
Artículo 1. Aprobar la Política Institucional de
Comunicaciones de la Asociación de Vivienda Bosques de La Corona.
CAPITULO
I
DISPOSICIONES
GENERALES
Artículo 2. Definición. La Política de Comunicaciones es
el marco general donde se definen la acción de la comunicación interna, externa
y de relaciones públicas, que permiten contribuir al desempeño organizacional,
la promoción, posicionamiento de imagen, reputación y reconocimiento
institucional.
Artículo 3. Alcance. La Política de Comunicaciones
aplica para todos los Asociados, que actúen dentro de la Institución y en
representación de ella.
En la AVBC, la comunicación es considerada como un proceso
transversal a todas las actividades institucionales, que debe contribuir a la
toma de decisiones y su despliegue, al fortalecimiento de un clima organizacional
adecuado en la manera de trabajar y de relacionarse los distintos miembros de
Asociación y a generar y consolidar el sentido de pertenencia de la
Institución.
Artículo
4. Criterios Orientadores: Los
criterios que orientan esta política son la confiabilidad y seguridad de la
información, relevancia, oportunidad, claridad, ecuanimidad y responsabilidad.
En el marco de
los valores y principios de la AVBC, bajo ningún motivo los contenidos de
información y comunicación que se elaboren y difundan podrán, en forma directa
o indirecta, discriminar por razones de raza, religión, género, orientación
sexual, o política. Así mismo, no se publicará información que promueva la
violencia, la intolerancia o prácticas que atenten contra la dignidad, la integridad y los derechos humanos.
CAPITULO
II
OBJETIVO GENERAL,
ESPECIFICOS Y ESTRATEGIAS DE LA POLITICA
Artículo
5. Objetivo General. Orientar y dar lineamientos al
proceso de comunicar, divulgar e informar acorde a los principios de la
Asociación, y contribuir al
posicionamiento, reconocimiento y reputación de la Institución.
Artículo 6. Objetivos Específicos. Son objetivos específicos
de la política de comunicaciones en la AVBC:
1. Consolidar
la imagen institucional entre los actores internos y externos con los que se
relaciona la Institución.
2. Promover
la comunicación responsable en términos de la confiabilidad, calidad y
oportunidad de la información.
3. Apoyar
a través de la comunicación, el desarrollo de la cul-tura humanista de la
Institución para el liderazgo, la transformación de la cultura y aportar al
proceso de cambio y mejorar el ambiente de trabajo, generando dinámicas de
cooperación, coordinación y empatía.
4. Apoyar
la consecución de los objetivos estratégicos y metas institucionales mediante
el desarrollo de capacidades internas en comunicación efectiva.
5. Contribuir
a la difusión, intercambio y apropiación
de los avances y logros institucionales, la proyección social, la
gestión administrativa y financiera para fortalecer la interlocución con los
distintos actores públicos.
Artículo 7. Estrategias
de la Política de Comunicaciones.
Se definen las siguientes estrategias de comunicación:
1.
Diferenciación,
coherencia y consistencia institucional. La comunicación de la Institución
deberá resaltar los aspectos que nos hacen diferentes, la coherencia y
consistencia entre lo que es la Institución con lo que se dice y se hace, con calidad y accesibilidad.
2.
Comunicar la gestión.
Alcanzar los objetivos y las metas merece celebrarlo y comunicarlo para el
reconocimiento como equipo y el reforzamiento de los valores institucionales.
La colaboración y comunicación, en el marco de una cultura institucional
humanista, entre los miembros de la
Asociación es esencial para estos
logros.
3.
Fortalecer las
habilidades de comunicación. Como parte del desarrollo individual y el aporte
al desarrollo institucional, los miembros de la AVBC deberán fortalecer sus
habilidades de comunicación: hablar, escuchar, escribir y leer.
4.
Visibilidad en la WEB
social. Incorporar de manera eficiente los principios básicos de la web social
(Escuchar, Comprometerse, Medir, Integrar, Colaborar y Ser útil) para contactar
a nuestros públicos objetivos y dar accesibilidad a la información de manera
rápida, oportuna y clara, así como potenciar la colaboración y la participación
de los colectivos implicados.
CAPITULO III
MODALIDADES DE COMUNICACIÓN
Artículo 8. Modalidades de comunicación. Para mantener informados a los
miembros de la asociación actividades administrativas
de la AVBC se identifican las siguientes
modalidades de comunicación:
1.
Comunicación
Interna: Dirigida al interior de la Asociación
(Asamblea, )la cual debe propender por asegurar que todos conozcan de manera
clara, oportuna y pertinente la información relevante para el desarrollo de las
actividades y el permanente mejoramiento del desempeño organizacional y
personal que permiten el logro de los objetivos institucionales. Esta
comunicación utilizará los siguientes canales: página Web, redes sociales, y correo electrónico.
2.
Comunicación
Externa: Comunicación dirigida a medios de
Comunicación (prensa, radio, televisión, blogs, portales web) la cual debe
contribuir al posicionamiento, reconocimiento, reputación y protección de la
imagen institucional, a través de la divulgación de las actividades, eventos,
resultados y logros alcanzados de la agenda. Esta comunicación externa debe
guiarse por los protocolos establecidos para tal fin.
3.
Interinstitucional:
Dirigida al Gobierno, Organismos de Control, , Otras Instituciones de vivienda,
Organizaciones No Gubernamentales, Empresas, Gremios, Proveedores y Comunidades
de Redes Sociales para la promoción y fortalecimiento de las relaciones
interinstitucionales con otras
entidades, nacionales o internacionales, con el fin de establecer nexos y
convenios que potencien la proyección
social.
La
comunicación interinstitucional con el gobierno a través del Ministerio de
Vivienda, dado su rol de autoridad sectorial, se construye a través de
relaciones asertivas basadas en el respeto, compromiso y colaboración, a fin de
posicionar la agenda viviendista, los avances, logros y retos hacia la búsqueda de la prestación del servicio
educativo con excelencia.
CAPITULO IV
PROTOCOLO EN LA COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
Artículo 9. Vocero Institucional. El Presidente de Junta Directiva es el vocero institucional
ante cualquier instancia externa, medios de comunicación y
opinión pública. Debe transmitir los mensajes y posición oficial de la
Asociación.
Artículo 10. Vocero experto. Cuando se requiera comunicar los logros, avances o
actividades propias de la Asociación coordinará con el correspondiente el vocero experto indicado.
Artículo 11.
Responsables de la información y
comunicación. Todos los asociados y directivos son responsables en su
respectiva competencia en la generación y difusión de la información sobre el
devenir institucional, sus principios fundacionales, sus logros y retos. El
buen manejo de la información y la protección de la imagen institucional, así como la autoevaluación en el proceso de
la comunicación tanto interna como externa empodera la presencia institucional
y genera oportunidades de intercambios.
Artículo 12. Despliegue de la información. Las decisiones de la Asamblea General así como las de la
Junta Directiva deben ser comunicadas a través de los espacios
institucionales de comunicación para el logro de los objetivos estratégicos y
la consolidación institucional.
CAPITULO
V
USO DE
LOS CANALES INSTITUCIONALES
Artículo 13. Quienes utilicen los canales
institucionales que a continuación se describen deberán velar por el correcto
uso de los recursos y medios para la comunicación institucional de tal forma
que salvaguarde la identidad y la imagen
institucional.
Artículo 14. Página WEB institucional. Es el canal de posicionamiento y
visibilidad interna y externa de la
Institución. La creación, administración,
actualización y definición de los micros sitios de la página web
institucionales es responsabilidad de la Junta Directiva. Los contenidos de
información en confiabilidad, oportunidad, ecuanimidad y veracidad son
responsabilidad de cada dependencia. El
correcto uso del lenguaje, la
identidad e imagen institucional y la multimedia serán orientados por la Junta
Directiva a través del Manual de Administración y Uso de las páginas Web
institucional.
Artículo 15. Blog institucional. El blog institucional es un espacio generado para que cada una de los
órganos de la AVBC pueda colocar contenidos de interés, artículos cortos con
contenido actualizado y novedoso, datos de gestión y resultados institucionales
y de temas relacionados con la Asociación y tendencias a nivel nacional y
global. Los contenidos de cada blog se definen en cada órgano con el
acompañamiento del Vocero Institucional garantizando la relevancia en los
contenidos publicados contribuyendo al posicionamiento institucional.
Artículo 16.
Correo electrónico institucional. La AVBC reconoce la importancia
del uso de las comunicaciones electrónicas para el intercambio de información
como parte del quehacer diario de la comunidad viviendista. Así mismo promueve
su uso para apoyar la gestión administrativa y misional, y por ello considera
como medio oficial, para la transmisión de mensajes y documentos a través de la
red institucional, la comunicación a través del correo electrónico.
PARAGRAFO:
El Correo Electrónico
Institucional se considera un mensaje de
datos y una comunicación oficial que se envía conforme a lo señalado por las
Leyes 527 del 1999 y 962 de 2005 (Art 10), estableciendo que un mensaje de
datos transferido por medio digital, tiene total validez y será admisible como
un medio de prueba, de las convocatorias que expida la Junta Directiva, la
Asamblea o el Órgano de Control de la Asociación.
Todas las personas que tengan asignada
una cuenta de correo electrónico institucional de la AVBC son responsables del
uso apropiado del mismo para los propósitos institucionales estrictamente y con
un adecuado lenguaje que salvaguarde el buen nombre de la Institución.
La difusión masiva de información solo
está autorizada para la Junta Directiva en lo relacionado exclusivamente con
temas de la Institución.
Los Acuerdos, Resoluciones, Reglamentos
y Circulares institucionales son reglamentación interna que reflejan las
decisiones de los distintos órganos para el desarrollo y cumplimiento de las
mismas en orden del fortalecimiento de las funciones sustantivas y
administrativas de la Asociación. Por lo tanto deberán ser comunicados oportunamente
a los Asociados mediante correo electrónico, teniendo en cuenta el contenido
del documento y el o los públicos objetivos que deben conocer esta
información. El área responsable del documento
al interior de la Asociación deberá informar al Vocero Institucional que este
documento además de ser enviado a la comunidad académica debe hacer parte de
los documentos institucionales alojados en el sitio web de la Asociación.
La Junta Directiva deberá elaborar y
actualizar el Manual de Uso del Correo electrónico institucional que deberá relacionar
las pautas del mantenimiento y uso del correo, la seguridad, privacidad,
confidencialidad y los usos permitidos y no permitidos que puedan causar daño a
la imagen institucional o causar algún tipo de responsabilidad civil o penal
por daños a terceros.
La difusión masiva no autorizada o la
difusión de contenido inadecuado de naturaleza ilegal o antiético serán
evaluadas por la Junta Directiva y el
órgano de Control en el marco de la evaluación de desempeño, derechos y deberes
de los asociados reglados en el Estatuto.
Artículo 17. Redes sociales. En la actual dinámica de las
comunicaciones las redes sociales son un canal fundamental para informar de
manera inmediata y con un alto grado de oportunidad a la comunidad interna y
externa de la Asociación. Como entidad social necesitamos la interacción y retroalimentación de nuestra
comunidad, es decir relacionarnos con ella también a través de estos canales.
Su uso adecuado potencia para los propósitos institucionales la comunicación inmediata,
la gestión de redes, la divulgación puntual de resultados, logros y
conocimientos, y seleccionar información consciente y libre.
Parágrafo. Está
totalmente prohibido crear cualquier tipo de sitio en red social a nombre de la
Fundación Universitaria Los Libertadores sin la validación y aprobación de la
Gerencia de Promoción y Comunicaciones.
CAPITULO
VI
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y FELICITACIONES (PQRSF)
Artículo 18. Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Felicitaciones – PQRSF-
La Asociación de Vivienda Bosques de La Corona define el Sistema de
PQRSF- como el conjunto ordenado de
mecanismos (tecnología, procesos y procedimientos, de protocolo de atención, de
comunicación) que integra las diferentes iniciativas, reconocimientos, sugerencias y solicitudes que se reciban a
través de los diferentes canales de atención.
Artículo 19. Propósito del sistema PQRSF. Recibir, analizar y dar respuesta
de fondo y de manera oportuna para mejorar la satisfacción de los solicitantes
y anticipar las respuestas a las solicitudes mediante una adecuada gestión de
las mismas mejorando la comunicación, los procesos y relación con la
Institución.
Artículo 20. Definiciones.
Se entiende por:
Petición.
Derecho fundamental que tiene toda
persona de presentar solicitudes respetuosas y dentro de los términos y
reglamentos establecidos para ello, por motivos de interés general o particular
y a obtener pronta resolución.
Queja.
Manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una
persona por la atención prestada.
Reclamo.
Derecho que tiene toda persona de exigir
y reivindicar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a
la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una
solicitud.
Sugerencias.
Propuesta o formulación de ideas que se presenta para incidir o mejorar la
prestación de un servicio.
Felicitación.
Manifestación por la satisfacción que
experimenta un Asociado con relación a la prestación de un servicio.
Artículo 21. Implementación del Sistema PQRSF. En el marco de gestión, la Junta
Directiva Dirección de la AVBC es el órgano responsable de la implementación
del sistema, su seguimiento y evaluación. Por su parte todas las dependencias
son responsables de dar respuesta de fondo y oportuna a las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias y analizar la percepción, las solicitudes, la frecuencia de éstas, las
necesidades, deseos y motivaciones de los distintos actores para establecer
planes de acción dirigidos al mejoramiento continuo y contribuir a la
construcción y consolidación de una cultura de actitud de servicio y de interés
hacia las partes interesadas.
Artículo 22. Reporte consolidado. La Secretaria de la Junta Directiva
hará un reporte mensual de las PQRSF
donde analice frecuencias y oportunidad de la respuesta para la respectiva toma
de decisiones, así como recurrencia de casos por dependencia. Este reporte será
presentado a la Junta directiva y a la
Asamblea general de Asociados de ser necesario. El Vocero Institucional remitirá a la
Secretaria un reporte del análisis y recomendaciones sobre las felicitaciones y
sugerencias para fortalecer el proceso de comunicación institucional.
CAPITULO
VII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 23. Derechos de autor y propiedad intelectual. En materia de derechos de autor, la
Institución se rige por las normas y leyes vigentes. En todos los casos los
asuntos relacionados con los derechos patrimoniales se explicitan en el
documento que oficializa los compromisos contractuales.
Artículo 24. Protección de datos personales. Si para cualquier actividad de
comunicación, enmarcada en los objetivos institucionales, se requiera el tratamiento de datos esta deberá estar sujeta
a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
Artículo 25. Vigencia. La
presente Resolución rige a partir del veinticuatro (24) de abril de 2018 y deroga todas las disposiciones internas que
le sean contrarias.
Artículo 26. Interpretación. La Junta Directiva será el
intérprete de la presente Resolución y
resolverá las ambigüedades y conflictos que se presenten.
PRESIDENTE
SECRETARIA
