INFORME DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN

 COMUNICADO - JUNIO 13 DE 2021

JUNTA DIRECTIVA Y COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN

INFORME DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN PARA ADELANTAR LOS PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS COTIZACIONES OBTENIDAS AL CIERRE DE LA INVITACIÓN PRIVADA A COTIZAR; Y CON ELLO REALIZAR LAS RECOMENDACIONES DEL CASO, CON MIRAS A LA EJECUCIÓN DE LAS OBRAS DE LA ASOCIACIÓN DE VIVIENDA BOSQUES DE LA CORONA DEL MUNICIPIO DE SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA.

Estimados Asociados (a), Acorde a lo ordenado en Asamblea de asociados del día 01 de diciembre de 2020, y bajo ese mandato es que la Junta Directiva debía reunirse y deliberar para la realización de la invitación privada con el ánimo de obtener por parte de distintos oferentes cotizaciones del proyecto de las obras Hidrosanitarias en la Corona l y ll.

Es de aclarar que las cotizaciones no obligan a la Asociación de Vivienda Bosques de la Corona - A.V.B.C., a contratar con ningún proponente, en tanto al ser ésta un ente privado puede realizar todas las cotizaciones que requiera en la búsqueda de disminuir costos para el beneficio de sus asociados y será la Comisión Evaluadora de la AVBC (creada en la resolución 03 de mayo 16 de 2021), la que evaluará tales cotizaciones y realizará las recomendaciones que considere necesarias para preservar el equilibrio económico de sus integrantes muy ajeno al favorecimiento de intereses particulares.

En la construcción de los términos de condiciones de la invitación a cotizar no participó ningún miembro de la Junta Directiva ni de la Comisión evaluadora, aun así, el presidente de la asociación realizó la publicación de tales términos violando el mandato de la asamblea y los estatutos sociales.

En los términos de la invitación a cotizar se presentaron inconsistencias en indicadores financieros mal formulados, y en solicitudes imprecisas de documentos que conllevan a confusión para los interesados a cotizar y para la comisión evaluadora. Lo anterior se había podido prevenir al haberse revisado por parte de la Comisión de Evaluación como era el deber ser.

Publicación de la invitación a Cotizar

La convocatoria a cotizar finalmente fue publicada en el Periódico Proclama con sede en Santander de Quilichao (C) de la siguiente forma:

FECHA Y HORA DE APERTURA: MAYO 15 DE 2021, 8AM FECHA Y HORA DE CIERRE: MAYO 25 DE 2021, 6PM ACLARACIONES: MAYO 15 A MAYO 20 DE 2021. HORAS HÁBILES

El día 25 de mayo, día de cierre de la invitación a cotizar, el presidente de la Asociación ASVBC, Cruz Eliuber Polanco de forma unilateral sin consultar con los demás miembros de la junta Directiva y sin comunicarle a la Comisión de Evaluación que estaba presta acudir al cierre de la convocatoria, realiza una ampliación de la invitación hasta el día 02 de junio de 2021 (Resolución No. 05) en el mismo periódico Proclama. La cual quedó asi:

 

FECHA Y HORA DE APERTURA: MAYO 15 DE 2021, 8AM

FECHA Y HORA DE CIERRE: JUNIO 2 DE 2021, HORA: 6PM ACLARACIONES: MAYO 15 A MAYO 31 DE 2021. HORAS HÁBILES

Lo sustentado por el señor presidente en la ampliación de la convocatoria, fue que algunos interesados con residencia en Jamundí, Valle, lo habían solicitado, ante la imposibilidad de traer los documentos en físico ante el cierre de la vía Panamericana por el paro Nacional iniciado el 28 de abril de los corrientes.

Antecedentes Generales.

Ante diferentes inquietudes y desconocimiento por parte de distintos asociados, miembros de la Comisión Evaluadora y Junta Directiva respecto a la convocatoria de invitación privada a cotizar, se lleva a cabo una reunión el día 26 de mayo de 2021. Reunión citada por la Vicepresidente Victoria Penagos, de forma conjunta entre Junta Directiva y Comisión de Evaluación y Calificación. Es de anotar que el señor presidente Cruz Eliuber Polanco, ni la Señor Fiscal asistieron, pero presentan las excusas del caso.

La reunión se realiza en un espacio residencial prestado para este cometido de propiedad del asociado Orlando Trochez, con el objetivo único de establecer criterios argumentativos sólidos respecto a la realización de la convocatoria para ejecución de obras hidrosanitarias para la Asociación A.V.B.C., en el marco de la transparencia y beneficio para los asociados.

Se da inicio a la reunión de Junta Directiva a la hora acordada y se procede a revisar y valorar cada uno de los puntos críticos para la ejecución de esta obra.

Desde la Comisión Evaluadora se propone estudiar una alternativa a las cotizaciones que garanticen que la ejecución de las obras hidrosanitaria se realice al menor costo posible sin afectación para la asociación y con garantías para cada uno de sus integrantes.

Después de un amplio debate y expresión de puntos de vista la Junta Directiva con Quorum para deliberar aprueba realizar el estudio de costos por administración delegada para ser presentado a consideración de la Asamblea General.

Evaluación de Cotizaciones

El día 02 de junio de 2021, día de evaluación de las cotizaciones no se pudo realizar ante falta de Quorum, motivo por la cual dicha evaluación fue aplazada para el 09 de junio del mismo mes.

Apertura de Sobres.

El día 09 de junio de 2021, la Junta Directiva y Comisión Evaluadora se reúnen en la carrera 7 # 2-12 esquina, Barrio el Rosario de este municipio, para realizar la Evaluación de las cotizaciones, actividad que no se realizó ante la negativa del señor presidente.

El presidente se negó a dar apertura a los sobres de las cotizaciones realizadas por los interesados con el argumento de que con ello no garantizaba la confidencialidad de las propuestas y consideraba era una conducta deshonesta, más si se pretendía realizar la propuesta de administración delegada.

 

El mismo día 09 de junio los asistentes a la reunión expresamos al señor presidente que la administración delegada era una muy buena opción para adelantar las obras y en busca de un menor costo y beneficio para con los asociados se debía propender por establecer el presupuesto por esta modalidad.

Después de muchos argumentos y dejando en primer lugar proteger los intereses de los asociados ante los intereses de particulares, llegamos al consenso entre Junta Directiva y Comisión de Evaluación asi:

• Que la Comisión Evaluadora realizaría un análisis objetivo para la ejecución de las obras al menor costo, con el estudio de las responsabilidades e implicaciones que se puedan generar.

• Cuando la Comisión y la Junta Directiva tuviera una propuesta sólida y objetiva se debe presentar ante la Asamblea General dicha alternativa.

• La Comisión evaluadora propone que acudir al día siguiente a las 9:00 a.m., a la Sede Administrativa de Emquilichao para averiguar distintas inquietudes existentes para la ejecución de las obras bajo la modalidad de administración delegada.

• Que las Cotizaciones estarían en manos de la Señora vicepresidente Victoria Penagos y se abrirían en presencia de La Junta Directiva y de la Comisión de Evaluación para ser evaluadas.

• Que el costo de la cotización calificada como la mas favorable, seria comparada con el costo de la propuesta de Administración delega construida en conjunto entre Junta Directiva y Comisión de Evaluación.

• Que se sometería a consideración de la Asamblea General las alternativas del punto anterior.

• Entre los asistentes a la reunión se aprueba la invitación de un Ingeniero Sanitario para que asesore y despeje las dudas que se puedan suscitar. Para lo cual, se requiere ser diligentes a fin de consolidar una propuesta oportuna. Para ello se determina fecha hora y lugar para tal encuentro.

• Con esos compromisos y honrando la palabra, se da por terminada la reunión

ASISTENTES REUNIÓN JUNIO 09 DE 2021:

NOMBRE CARGO O ROL

Eliuber Polanco Presidente

María Victoria Penagos Vicepresidente

Elizabeth Vera tesorera

Holman Cifuentes Comisión de Evaluación

Henry Giraldo L. Comisión de Evaluación

Henry Mosquera M. Comisión de Evaluación

Fredy Parra. Comisión de Evaluación

Alexander Mina Zapata Comisión de Evaluación

Juan Carlos Arcos Comisión de Evaluación

Ricardo Villamil Comisión de Evaluación

 

Avances logrados

El 10 de junio de 2021, reunidos Comisión de Evaluación y Calificación y algunos miembros de la Junta Directiva como producto de lo concertado en la reunión del día anterior, reunión que tiene lugar en la carrera 7 No. 6-22 de esta ciudad con hora de inicio 7:00 p.m. El objetivo del conversatorio radica en obtener de primera mano una orientación profesional que resuelva distintas dudas para la ejecución de las obras.

El ingeniero Sanitario invitado de nombre Cesar Leandro González Ríos, MP 15237- 245346, reconocido profesional de la región manifiesta su complacencia por esta invitación en tanto tiene lasos afectivos con dos miembros de esta asociación, situación suficiente para brindar dicho asesoramiento, llegando a entendimientos en el mediano tiempo que beneficie a los asociados.

Inicia su exposición y plantea inquietudes respecto a los términos o pliegos de la invitación a cotizar, de la misma forma manifiesta que ha observado algunos detalles de los presupuestos que merecen revisión en cuanto no son claros en especificaciones numéricas, tal es el caso de la topografía que no está presupuestada.

Así mismo manifiesta que algunas cantidades no muy claras; no encuentra el ítem suministro; el tema de accesorios tampoco los discrimina, y los tipos de cámaras; no hay ítem de cumplimiento para custodia y almacenamiento de materiales, no hay ítem de disposición de material.

Argumenta que su experiencia le permite afirmar que, por un sistema de contratación directa de mano de obra y que la asociación sin intermediación suministre los materiales, se podría ahorrar una importante suma de dinero, pues se requiere un maestro de obra (con certificación de la CONIA), y su cuadrilla, quien asumiría la responsabilidad prestacional; un (1) director de obra (Ingeniero Sanitario o Ingeniero Civil), y un topógrafo.

Añade que es importante no realizar la ejecución de la obra en época de invierno debido a las complicaciones que esto genera; realizar un correcto calculo hidráulico, solicitar al diseñador los planos constructivos para evidenciar el diseño concreto de las redes hidrosanitarias conseguir con la empresa Emquilichao, las presiones actuales por cuanto esta obra se diseñó en el año 2018 y seguramente dichas presiones han variado debido al crecimiento urbano constructivo de las zona donde se ubica el proyecto.

Requerimientos del profesional

Se requiere de manera urgente para tener mejor criterio técnico, las memorias de cálculo, así como la ubicación georreferenciada de todos los planos topográficos.

Preguntado al profesional Cesar Leandro González, que costo podría tener dicha asesoría profesional, respondió que tendría un valor de Quinientos mil pesos ($500.000) M/C. Orientación profesional que estará diseñada con los siguientes componentes:

• Entrega de informe técnico del proyecto, con la revisión de los diseños y las memorias de cálculo.

• Ajuste del presupuesto general para la ejecución de la obra.

• Modelación hidráulica

 

Procedimientos Adoptados.

Para efectos de la iniciativa expuesta de contratar las obras, por un sistema de contratación directa de mano de obra y que la asociación sin intermediación suministre los materiales, la Comisión de Evaluación y Calificación en uso de sus facultades establecidas en la resolución 003 de 2021 y en especial las del articulo 4 numeral 6 La Comisión buscará y gestionará las actividades encaminadas a alcanzar el abaratamiento de los costos de los distintos proyectos a desarrollar, para lo cual presentará las debidas propuestas escritas, viables y legalizadas ante la Asamblea General, para que ésta las apruebe y ordene el gasto que se requiera ciñéndose al Principio de Economía, la de menor costo, acorde a las especificaciones de cada proyecto. procedió, así:

1. Suspender temporalmente el proceso de evaluación y calificación de la convocatoria a cotizar las obras de acueductos y alcantarillados, conformación de vías y sardineles de la Corona uno (1) y la Corona (2).

2. Solicitar a la Junta Directiva contratar la asesoría profesional de un Ingeniero Sanitario, por valor de Quinientos Mil Pesos ($ 500.000) M/C, en el sentido de garantizar la ejecución adecuada de la obra hidrosanitaria.

3. Previa valoración contrastada del sistema de contratación directa de mano de obra y suministro de materiales por parte de la asociación sin intermediación frente a la de invitación privada a cotizar, exponer ante la asamblea de asociados, los alcances de esta iniciativa consensada con la comisión de Evaluación y Calificación en el mediano tiempo.

Agotada la agenda de trabajo, se termina la reunión, siendo las 9:05 p.m. del 10 de junio de 2021.

De otro lado, Como Comisión Evaluadora, expresamos nuestro rechazo a la forma unilateral como ha venido procediendo el presidente de la asociación, en tanto el día de ayer a las 10:41 p.m. invita a evaluar las cotizaciones y elegir por parte de la Junta Directiva a elegir de forma directa al “ganador”, desconociendo la comisión y más delicado aun lo acordado en reunión del 09 de junio de los corrientes en razón al análisis de costos por la modalidad de administración delegada.

Por ello manifestamos a los asociados que la Comisión de Evaluación no es para avalar las decisiones unilaterales del presidente, si no para participar activamente en los procesos de previos, durante y posteriores a la ejecución de todas las obras en las cuales dicte la Asamblea General.

Somo garantes del cumplimiento de los procesos libres y trasparentes y estamos trabajando por el bienestar de los asociados y por preservar el bien común ante intereses particulares. De la misma forma continuaremos con lo convenido en Junta Directiva y manifestamos que la Administración Delegada es el camino para la disminución de los costos de nuestros proyectos y que cuando tengamos el análisis de dichos costos los haremos conocer a la Junta directiva y por ende a la Asamblea General como es el deber ser.

JUNTA DIRECTIVA Y COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN