ASOCIACION DE VIVIENDA BOSQUES DE
LA CORONA
JUNTA DIRECTIVA
REUNION EXTRAORDINARIA
Mayo 26 de 2021
ACTA No. 01
Siendo
las 6:50 p.m. del día 26 de mayo de 2021, se reunieron los integrantes de la
comisión evaluadora y calificadora, junto con la Junta Directiva de la
Asociación de Vivienda Bosques de La Corona, previa convocatoria de la señora María
Victoria Penagos, en calidad de Vicepresidente de Junta Directiva, en la
residencia del Asociado Orlando Trochez, ubicada en la calle 10ª No. 6ª-18,
Santa Anita III del municipio de Santander de Quilichao, con el objeto de desarrollar
el siguiente orden del día:
1.-
Asistencia y verificación de quorum.
2.
Informe de Junta directiva.
3.
Informe de Comisión de Evaluación y calificación 2021.
4.
Análisis de necesidades y definiciones de los objetivos de trabajo.
5. Definición
del Plan de trabajo.
6.
Varios.
DESARROLLO
DE LA REUNIÓN
1.- ASISTENCIA Y QUORUM. Se
llama a lista confirmando la presencia de la Junta Directiva los siguientes
asociados Elizabeth Vera, María Inés Álvarez, Marlene Arias y María Victoria
Penagos.
Los
asistentes por parte de la Comisión Evaluadora que hicieron presencia fueron:
Holman Cifuentes, Roció Pillimue, Henry Giraldo, Henry Mosquera, Fredy
Parra, Alexander Mina y Ricardo Villamil.
Presentan
excusas la fiscal Sylvia Méndez, el presidente Eliuber Polanco y el Comisionado
Uriel Solarte.
Verificada
la asistencia de la Junta Directiva, se comprueba que hay quórum para deliberar
2.- INFORME DE JUNTA DIRECTIVA. La
vicepresidente, María Victoria Penagos informa a los presentes, que la reunión
tiene objeto fundamental, establecer lineamientos precisos en torno a las
funciones que le corresponde tanto a la Junta Directiva como a la comisión
evaluadora y calificadora, y en atención a varias solicitudes realizadas por
parte de los asociados respecto al horizonte institucional.
De la
misma forma la vicepresidenta de la Asociación manifiesta que el motivo de citar
a reunión de carácter extraordinario, surge ante la necesidad imperiosa de realizar
una reunión conjunta y esto es Junta Directiva y Comisión Evaluadora para discutir
la posibilidad de aplazamiento de la fecha de cierre de la convocatoria
consistente en una invitación privada a cotizar para el desarrollo de las obras
hidrosanitarias en las etapas Corona 1 y 2 de la asociación de vivienda. Lo
anterior ante el desconocimiento de los términos de referencia de la
convocatoria por parte de la Junta Directiva y Comisión Evaluadora y el poco
tiempo de para la evaluación de las cotizaciones. Que apenas es lógico que es
la comisión evaluadora que debe conocer el contenido y detalle de los pliegos
de condiciones para poder realizar la evaluación de las cotizaciones en debida
forma.
3.- INFORME DE COMISIÓN DE
EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN. El asociado Henry Giraldo Larrahondo, al concedérsele el uso la
palabra, manifiesta que el presidente de la asociación no realizó reunión con
la Junta Directiva, ni con la Comisión Evaluadora para revisar y analizar lo
referente a los términos de referencia que se debían publicar para la
realización de la convocatoria a cotizar para el desarrollo de las obras
hidrosanitarias. Lo anterior, saltándose los procedimientos establecidos, en el
entendido que es la Junta Directiva quien debe representar el mandato de la
Asamblea de Asociados y es la Comisión Evaluadora quien debe participar en la
elaboración y calificación de dichos términos, bajo criterios de plena
transparencia para todas las partes interesadas. De la misma forma manifiesta
que el órgano de control también desconocía de la existencia y publicación de
los términos citados, lo cual es delicado e improcedente.
El
asociado también refiere que existe un indicador de RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO
mal planteado, en tanto que el indicador publicado en el Periódico Proclama
determina dicho indicador menor o igual a 0.30; y esto es < ó = a 30% y
menciona que lo estipulado en la práctica contables es que el indicador debe
ser mayo o igual a 0.30, lo que es lo mismo que Rentabilidad del Patrimonio
> ó = a 30%, requisito para evaluar el componente financiero de los
proponentes de las propuestas.
Por su
parte el asociado Henry Mosquera propone la suspensión de dicha convocatoria.
La
asociada Rocío Pillimue, por el contrario, recomienda tomar el cierre de
convocatoria tal como esta indicado, es decir para el 2 de junio del presente.
Por otro
lado el asociado Henry Giraldo Larrahondo expone que existen disminución de
costos para la asociación y sus asociados si la obra se ejecuta por
administración delegada como se mencionó en la reunión del 1° de diciembre de
2020 a lo cual el ingeniero Eider Polanco vio viable la propuesta y se
comprometió a colaborar para su realización.
Por ende
el asociado propone que:
a)
Se siga con el desarrollo de la convocatoria hasta
junio 2 de los corrientes como se planteó y que como dicha convocatoria es para
cotizar no obliga a la asociación a tener que contratar con ninguna si es del
caso.
b)
Que se realice el costeo de las obras a ejecutar
por administración delegada, que como miembro de la comisión evaluadora esta
para proponer ahorro de costos para la asociación.
c)
Que la cotización elegida después de realizar el
proceso de evaluación bajo criterios de transparencia se compare con el valor
del proyecto por administración delegada.
La
vicepresidente retoma el uso de la palabra para invitar los presentes a pasar
al punto No. 4 del orden del día, solicitud que es aceptada por unanimidad,
procediendo en consecuencia.
4.- ANÁLISIS DE NECESIDADES Y
DEFINICIONES DE LOS OBJETIVOS DE TRABAJO. Al punto, observa la
vicepresidente las dificultades que se manifiestan por la deficiencia de publicación
e interpretación de los términos de contratación. Invita a consensar sobre
estas realidades que se convierten en necesidades para apuntalar un norte de
trabajo que asegure mejores logros.
Teniendo
en cuenta las diferentes opiniones con respecto a la convocatoria de los
pliegos para el día 2 de junio se procede a realizar la votación de 2 opciones:
A)-
Suspender el recibo de las cotizaciones.
B)-
Continuar con el recibo de las cotizaciones de convocatoria.
Se
procedió a la votación de las propuestas, con los siguientes resultados:
Diez (10)
votos a favor de dar continuidad con el recibo de las cotizaciones con fecha
hasta el día 2 de junio de 2021.
Un (1)
voto a favor de la propuesta de suspensión de la convocatoria.
En consecuencia,
se aprueba la proposición de continuar con el recibo de cotizaciones.
María
Victoria Penagos agradece a los asistentes por esta decisión, invitando a estar
presentes en el cierre de convocatoria y la apertura de ellas en las fechas ya
conocidas. Acto seguido conmina a establecer plan de trabajo, que se formula de
la siguiente manera:
5.- DEFINICION DEL PLAN DE
TRABAJO.
a)- .
Apoyar en la elaboración de los pliegos y que estos y en lo sucesivo demás
documentos de la asociación deben ser colgados en el Blog destinado para este
fin.
b)- La
Junta Directiva y La Comisión Evaluadora en conjunto considera que en su papel
de representar los intereses de cada asociado que:
si al
comparar el costo del proyecto con el costo de la administración delegada
resultase que el costo de la Administración Delegada es más benéfica para la
asociación, solicitar a la Asamblea General de Asociados, optar por la
ejecución de las obras bajo esta modalidad.
c)- Realizar
un inventario de la tubería con factura en mano, para lo cual se debe solicitar
apoyo a los asociados. Se recomienda también arreglar el techo donde del lugar
donde están guardados los tubos, para proteger dichos materiales dado que
algunos están recibiendo sol y agua y el deterior es inminente.
d)- Realizar el contrato para el pago del alquiler
del lugar donde se guarda la tubería.
e)-
Elaborar el manual de funciones de la comisión de evaluación y calificación.
f)-
Reunirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.
6.- VARIOS. Es
importante solicitar al presidente de la asociación como elemento de apoyo para
la Comisión de Evaluación y Calificación, los elementos definidos en los
estudios técnicos de las obras de infraestructura que fueron contratadas por
esta asociación.
Agotado
el orden del día establecido, la vicepresidente agradeció la participación y
decisiones que se tomaron en esta reunión, al tiempo de declarar el cierre de
la reunión, siendo las 9:25 p.m del mismo día.
MARIA
VICTORIA PENAGOS C
VICEPRESIDENTE
Original Firmado
MARIA
INES ALVAREZ
SECRETARIA
Original
Firmado
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